Trong thời đại văn phòng số, scan tài liệu sang PDF giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và bảo mật dữ liệu. Với máy photocopy Toshiba, bạn có thể thực hiện thao tác này cực kỳ đơn giản chỉ trong vài bước.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Toshiba Miền Bắc để bạn dễ dàng sử dụng.
✅ 1. Chuẩn bị trước khi scan
- Đảm bảo máy photocopy Toshiba đã kết nối với máy tính hoặc mạng LAN.
- Kiểm tra giấy tờ cần scan, loại bỏ ghim/bấm kẹp để tránh kẹt giấy.
- Đặt tài liệu lên khay nạp tự động (ADF/DF) hoặc mặt kính tùy nhu cầu.
✅ 2. Các bước scan tài liệu sang PDF trên máy Toshiba
🔹 Bước 1: Truy cập chức năng Scan
- Từ màn hình chính → chọn [Scan] hoặc [Scanner].
🔹 Bước 2: Chọn định dạng file
- Trong phần File Format, chọn PDF.
- Có thể chọn thêm: PDF/A, PDF nén dung lượng, PDF bảo mật bằng mật khẩu.
🔹 Bước 3: Chọn điểm đến lưu trữ
- Scan to USB: Lưu trực tiếp vào USB.
- Scan to Folder (SMB/FTP): Lưu vào thư mục chia sẻ trên máy tính/server.
- Scan to Email: Gửi file PDF đến địa chỉ email.
🔹 Bước 4: Nhấn Start để bắt đầu scan
- Máy sẽ tiến hành scan và lưu dưới dạng PDF.
✅ 3. Cách scan nhiều trang vào 1 file PDF trên máy Toshiba
- Đây là nhu cầu rất phổ biến khi bạn muốn gom nhiều tài liệu lại thành một file PDF duy nhất.
- Đặt nhiều trang vào khay nạp tự động (ADF/DF) → Máy sẽ tự động scan lần lượt và gộp thành 1 file PDF.
- Nếu scan từ mặt kính → chọn chế độ Continuous Scan (Scan liên tục), sau mỗi lần đặt trang mới, nhấn Start, đến khi xong thì nhấn Finish → máy sẽ gộp tất cả vào một file PDF.
✅ 4. Cách scan nhiều trang liên tục trên mặt kính
- Nếu tài liệu bị gấp, cũ, không thể đưa vào ADF:
- Đặt từng trang lên mặt kính.
- Sau khi scan xong 1 trang → chọn Add Page/Next Scan để tiếp tục.
- Sau khi hoàn tất → nhấn Finish để lưu lại thành một file PDF duy nhất.
👉 Cách này mất thời gian hơn ADF nhưng phù hợp cho tài liệu mỏng, dễ rách.
✅ 5. Cách scan bằng khay DF (Document Feeder) trên máy Toshiba
- Đặt toàn bộ xấp tài liệu cần scan vào khay DF/ADF.
- Chọn chế độ scan như bình thường.
- Máy sẽ tự động kéo từng tờ, scan liên tiếp và lưu thành 1 file PDF.
👉 Ưu điểm: Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, phù hợp cho tài liệu nhiều trang.
✅ 6. Cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba trên máy tính
Có 3 cách chính để lấy file:
- Lấy từ USB:
Scan → chọn lưu vào USB → cắm USB vào máy tính → mở file.
- Lấy từ thư mục chia sẻ (Scan to Folder):
File sẽ được lưu trực tiếp vào thư mục được cài sẵn trên máy tính hoặc server.
Chỉ cần mở đúng thư mục để sử dụng file.
- Lấy qua Email (Scan to Email):
Kiểm tra hộp thư email → tải file PDF về máy tính.
✅ 7. Lưu ý khi scan để có chất lượng tốt nhất
- Chọn độ phân giải (DPI): 200–300 dpi cho văn bản, 600 dpi cho hình ảnh màu.
- Dùng chế độ đen trắng khi chỉ cần văn bản, để giảm dung lượng file.
- Với hợp đồng, chứng từ quan trọng → nên chọn PDF bảo mật.
🎯 Toshiba Miền Bắc – Giải pháp máy photocopy chuyên nghiệp
- Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp – cho thuê – sửa chữa – bán máy photocopy Toshiba, chúng tôi cam kết:
- Máy chính hãng Toshiba, bền bỉ, chất lượng cao.
- Dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp.
- Hướng dẫn tận tình để khách hàng sử dụng dễ dàng.
👉 Toshiba Miền Bắc chính là đối tác tin cậy cho mọi văn phòng hiện đại.
- 📞 Liên hệ Toshiba Miền Bắc ngay hôm nay:
- Hotline: 0983.434.580
- Địa chỉ: 177 Vương Thừa Vũ, phường Khương Đình, TP Hà Nội
- Website: www.toshibamienbac.com
- Fanpage: FB.com/toshibamienbac